Das E-Mail-Programm wird heutzutage oftmals als die zentrale Aufgaben-Steuerungszentrale gesehen. Hier landen Aufträge, hier werden Unterordner für E-Mails angelegt, E-Mails priorisiert und als Nachschlagewerk behalten. Doch ist dies auch sinnvoll?
E-Mails können Teil einer Aufgabe sein, neue Aufgaben bereithalten, ein Hinweis auf einen Termin sein, eine Rückantwort erwarten, eine Anlage haben, die abgelegt werden soll, und so weiter. Das erkennst du aber meistens nicht im direkten Überblick. Frei nach der „getting things done“-Methode von David Allen ist dein Posteingang eine Inbox. Diese solltest du – wie deinen Briefkasten eben – regelmässig leeren und die Briefe, bzw. E-Mails bearbeiten. Im Endeffekt brauchst du natürlich ein System, wie du alle E-Mails abarbeiten kannst: Eine durchdachte Ablage, ein Erinnerungssystem, einen Kalender.
Ebenfalls aus der GTD-Methode entnommen: Dein Kopf sollte für die kreativen Ideen da sein und ist eher schlecht darin, sich Dinge zu merken. Daraus folgt: Arbeite E-Mails sofort ab! Das bedeutet nicht, dass du sofort jede Aufgabe oder jeden Termin oder Anruf oder was auch immer erledigen sollst. Du sollst aber für jede E-Mail sofort entscheiden, was, wann und ob etwas damit zu tun ist! Hier kommen auch die bereits genannten Programme für Erinnerungen und Kalender ins Spiel. So ist für dich eine E-Mail nur noch ein einziges Mal ein Aufwand: Entscheide, was zu tun ist, wann dies fällig ist und ob es tatsächlich du tun musst. Dein Vorgehen also: Sieh dir die Aufgabe an, übertrage den Inhalt der E-Mail, die E-Mail selbst oder eine formulierte Aufgabe in dein Erinnerungssystem und lege fest, wann du diese Aufgabe erledigen möchtest. Diese E-Mail kann DANN direkt aus dem Posteingang verschwinden. Vertage nicht diese Entscheidungen, sondern triff diese sofort. Das ist auch kaum Aufwand – und versprochen: Du wirst dir zukünftig sicher sein, nichts mehr zu vergessen, was du „vor kurzem via E-Mail“ gefragt wurdest.
Im folgenden trage ich einige Basics zum Umgang mit E-Mails auf der Arbeit (aber auch im privaten Umfeld) zusammen:
Die Rolle der E-Mail heute
E-Mail ist oftmals das primäre Kommunikationsmittel in Büros und wird häufig auch für die Aufgabenverteilung genutzt. Oftmals ist es so, dass E-Mail allerdings den zentralen Aufgaben-Pool abbilden soll, obwohl es eigentlich nur ein Kommunikationsmittel ist. Das liegt häufig daran, dass entweder keine Vorgangsbearbeitung, bzw. Aufgaben-Workflow vorhanden ist.
E-Mail birgt daher auch oft das Risiko, dass wichtige Informationen übersehen werden oder dass der E-Mail-Posteingang zum Hauptfokus der täglichen Arbeit wird.
Alternativen zur E-Mail
Das E-Mail-Programm an sich ist kein Aufgabentracker, keine Notiz-App, kein Erinnerungs-System. E-Mail-Programme wie Outlook haben solche Funktionen integriert – es bietet sich in diesem Fall also an, diese Funktionen auch zu nutzen. Auch in einem solchen System gilt: Die Inbox („Posteingang“) wird geleert – Du wirst nur noch dann mit Aufgaben behelligt, wenn diese auch zu erledigen sind.
Es ist oftmals gar nicht möglich, auf einem Arbeitsrechner zusätzliche Software zu installieren. Oftmals hast du aber bereits Tools an Bord, die unsere Grundlegenden Anforderungen erledigen:
- Kalender
- Erinnerungen
- Aufgaben
Es ist wichtig, dass du diese Funktionen auch nutzt und zwar für JEDE Aufgabe – egal ob Dich diese als E-Mail, Brief, Telefonanruf, Messenger oder Zuruf erreicht. Du musst Deinem System vertrauen, dass es Dich an jede Deiner Aufgaben und Termine erinnert und zwar so frühzeitig, wie du das beim Erstellen der Aufgabe festgelegt hast. Du musst dir nur jeweils einmal ganz genau überlegen, WANN diese Aufgabe fällig ist und WIE FRÜH du daran erinnert werden möchtest, diese zu erledigen.
Die Falle der ständigen Erreichbarkeit
O.k. – dieser Schritt ist wahrscheinlich erstmal schwierig, weil ungewohnt: Lege dir Fokuszeiten für E-Mails fest! Um konzentriert arbeiten zu können, ist es wichtig, dass Du nicht andauernd aus dem Fokus gerissen wirst. E-Mail und Telefon sind hierbei die größten Störfaktoren. Zumindest E-Mail solltest du aber in der Priorität so festlegen, dass es ausreichend ist, wenn du beispielsweise drei Mal täglich deine E-Mails abrufst. Du sitzt ja auch nicht den ganzen Tag daheim neben deinem Briefkasten und wartest darauf, bis etwas ankommt? (außer du erwartest eine dringende Nachricht. Beispielsweise „Passwort zurücksetzen“-Nachricht – DANN kannst du auch außer der Reihe das Mailprogramm öffnen).
Aber probier es doch mal aus: Lege dir via Erinnerungen drei Zeitpunkte am Tag fest (i.d.R. morgens, mittags und nachmittags), an welchen du alle neuen E-Mails im Posteingang ansiehst und sofort entscheidest, was mit diesen E-Mails zu erledigen ist. Du wirst sehen – es gibt dir für deine eigentliche Arbeit sehr viel mehr Fokus und ehrlich gesagt: Wenn etwas dermaßen brisant ist, dass SOFORT etwas zu unternehmen ist, dann bekommst du das nicht per E-Mail, bzw. mindestens zusätzlich noch als Anruf.
E-Mail-Management-Strategien
Neben den Bereits erwähnten Fokus-Zeiten wird es dir leichter fallen, wenn du schnell siehst, welche neuen E-Mails Newsletter oder Benachrichtigungen sind und bei welchen es sich um persönliche Nachrichten handelt. Dies kannst du in vielen E-Mail-Programmen mit Regeln erreichen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn du sehr viele E-Mails erhältst. Eine Regel könnte so aussehen, dass anhand der Absender entschieden wird, in welchen Ordner die E-Mail verschoben wird oder wie die entsprechende E-Mail kategorisiert oder getaggt wird – je nachdem, was dein E-Mail-Programm hier eben an Funktionen bietet. Es geht dabei allerdings wirklich nur darum, dass dir das Abarbeiten der E-Mails zu den jeweiligen Fokuszeiten erleichtert wird.
Bei der Abarbeitung deiner E-Mails kann es auch sehr hilfreich sein, wenn du dir Shortcuts anlegst oder bereits vorhandene nutzt. Bei Outlook wären das beispielsweise die sogenannten Quicksteps: Du kannst hier festlegen, welche einzelnen Schritte beim erledigen einer E-Mail ausgeführt werden sollen (verschieben, archivieren, Aufgabe erstellen…).
E-Mail im privaten Bereich
Auch privat solltest Du Dich nicht von E-Mails beherrschen lassen – aber auch nicht von deinem Handy oder einzelnen Apps auf Deinem Handy. Hierzu werde ich bei Gelegenheit mal noch einen Beitrag schreiben – denn gerade im privaten Bereich und auf dem Handy lassen wir uns sehr gerne von Benachrichtigungen stressen. Auch hier brauchen wir nicht von jeder App sofortige Benachrichtigungen – auch hier kannst du sehr gut mit Fokus-Zeiten arbeiten.
Sprich: Ja, auch im privaten Bereich ist die E-Mail-App ruhig, bis Sie aufgerufen wird – auch da brauchst du nicht minutengenau benachrichtigt werden, dass eine neue E-Mail in der Inbox liegt.
Schlussfolgerung: E-Mail ist ein nützliches Werkzeug, aber es sollte eben nicht das einzige Mittel sein, auf das wir uns für Kommunikation und Aufgabenmanagement verlassen. Du die Integration anderer Kommunikationsformen und das Setzen von Grenzen können wir unsere Effizienz am Arbeitsplatz verbessern und gleichzeitig ein ausgeglicheneres Privatleben führen. Es geht darum, E-Mail als das zu nutzen, was es ist: Ein Tool unter vielen in unserem täglichen Werkzeugkasten.
