Wer sich im Dickicht moderner Produktivitäts-Suiten verliert, sehnt sich oft nach der Einfachheit von Stift und Papier zurück. Der Outliner Workflowy verspricht genau das: Eine radikale Reduktion auf Text, die sich durch eine unendliche Verschachtelungstiefe überraschend gut als digitales Bullet Journal eignet.

Der Markt für Task-Manager und Notiz-Apps ist gesättigt. Während diverse Tools versuchen, „Alles-Könner“ zu sein und den Nutzer mit Datenbanken, Kanban-Boards und Kalender-Ansichten konfrontieren, geht Workflowy den entgegengesetzten Weg. Die App existiert seit über einem Jahrzehnt und hat sich kaum verändert – und das ist ihr größtes Verkaufsargument.

Workflowy ist im Kern ein zoombarer Outliner. Es gibt keine Ordner, keine separaten Dokumente und keine verschiedenen Ansichten. Es gibt nur eine einzige, unendliche Liste.

Das technische Konzept: Die fraktale Liste

Die Benutzeroberfläche von Workflowy ist denkbar spartanisch. Sie präsentiert sich als weißes Blatt mit Aufzählungspunkten (Bullets). Der entscheidende Unterschied zu einer herkömmlichen Textverarbeitung liegt in der Hierarchie der Datenknoten.

Jeder Listenpunkt in Workflowy ist gleichzeitig ein potenzielles Dokument. Durch einen Klick auf einen Punkt zoomt die Ansicht in diesen Punkt hinein („Hoisting“), und er wird zur Überschrift einer neuen Seite. Dieser Vorgang lässt sich ad infinitum wiederholen.

Dieses Konzept der fraktalen Verschachtelung löst ein fundamentales Problem der Informationsorganisation: Die Trennung zwischen Struktur und Inhalt entfällt. Ein Projekt ist ein Listenpunkt. Eine Aufgabe ist ein Listenpunkt. Eine Notiz ist ein Listenpunkt.

Adaption des Bullet Journals (BuJo)

Für Anwender der Bullet Journal-Methode nach Ryder Carroll bietet diese Architektur eine ideale digitale Entsprechung. Das analoge BuJo lebt von „Rapid Logging“ (schnelles Erfassen) und der Migration von Aufgaben. Workflowy bildet diese Prozesse fast reibungslos digital ab.

1. Rapid Logging und Daily Log

Im analogen Journal werden Aufgaben, Termine und Notizen untereinander weggeschrieben. In Workflowy lässt sich dies über einen simplen Inbox-Knoten oder einen Datums-Knoten abbilden. Dank der Tastaturkürzel (Shortcuts) ist die Eingabegeschwindigkeit vergleichbar mit dem Schreiben auf Papier.

2. Collections und Indexierung

Das Problem analoger Notizbücher ist oft das Wiederfinden von thematischen Sammlungen (Collections). Workflowy ersetzt das manuelle Inhaltsverzeichnis durch seine Suchfunktion und die Möglichkeit, Knotenpunkte mittels Drag-and-Drop sofort in thematische Oberkategorien zu verschieben.

3. Migration und Fokus

Ein Kernaspekt des Bullet Journals ist das Übertragen unerledigter Aufgaben auf den nächsten Tag oder Monat. In Workflowy entfällt das Abschreiben. Stattdessen werden Knoten verschoben.

Die Zoom-Funktion unterstützt dabei den Fokus: Wer am Daily Log arbeitet, zoomt in den heutigen Tag und blendet den Rest des Notizbuches aus. Dies reduziert die kognitive Last (Cognitive Load) erheblich, da visuelles Rauschen eliminiert wird.

Funktionsumfang und Features

Trotz des Minimalismus bietet Workflowy Funktionen, die für ein digitales BuJo essenziell sind, aber im Hintergrund bleiben:

• Tags: Mittels # und @ lassen sich kontextbezogene Markierungen setzen (z. B. #wichtig oder @meeting), die sofort klickbar sind und als Filter fungieren.
• Mirrors (Spiegelung): Ein technisches Highlight. Ein Listenpunkt kann an mehreren Orten gleichzeitig existieren. Ändert man ihn im „Daily Log“, ändert er sich auch in der Projektübersicht. Dies löst das Redundanzproblem statischer Listen.
• Kanban-Ansicht: Jeder Listenpunkt kann optional als Kanban-Board dargestellt werden, wobei die Unterpunkte zu Spalten werden. Dies ist ein Zugeständnis an visuelle Planer, ohne die Textstruktur zu brechen.

Kritik und Grenzen

Für Nutzer, die starke visuelle Reize oder komplexe Datenbankbeziehungen benötigen, ist Workflowy ungeeignet.

• Kein nativer Kalender: Es gibt keine klassische Kalenderübersicht. Termine müssen manuell oder über Behelfslösungen verwaltet werden.
• Mobile Nutzung: Die App ist performant, doch bei sehr tiefen Verschachtelungen kann die Navigation auf kleinen Touchscreens fummelig werden.
• Formatierung: Es gibt keine Markdown-Unterstützung im klassischen Sinne (Export ja, Editor nein), wenngleich Basisformatierungen (Fett, Kursiv) möglich sind.

Cloud-Architektur vs. Local-First: Die Frage der Datensouveränität

Ein wesentlicher Kritikpunkt für Datenschutz-Puristen ist die Architektur von Workflowy. Im Gegensatz zu modernen Local-First-Ansätzen wie Obsidian oder Logseq, bei denen die Daten primär als Markdown-Dateien auf der lokalen Festplatte des Nutzers liegen, ist Workflowy ein cloud-basierter Dienst.

Zwar verfügen die Desktop- und Mobile-Apps über einen robusten Offline-Modus, der es erlaubt, ohne Internetverbindung zu arbeiten (die Daten werden lokal gecacht und bei Wiederverbindung synchronisiert), doch die Single Source of Truth liegt auf den Servern des Anbieters. Es gibt keine lokale Datei, die man einfach im Dateimanager öffnen und mit einem anderen Editor bearbeiten könnte.

Die Frage, was passiert, wenn der Anbieter den Dienst einstellt, ist berechtigt. Da es sich um ein proprietäres System handelt, bestünde ohne Export-Möglichkeit das Risiko eines totalen Datenverlusts. Workflowy mitigiert dieses Risiko durch Export-Schnittstellen:

1. OPML (Outline Processor Markup Language): Das wichtigste Format für die Datenmigration. Workflowy erlaubt den Export kompletter Listenstrukturen als OPML. Dieses XML-basierte Format ist ein Industriestandard für Outliner und ermöglicht den Import der Daten in Konkurrenzprodukte wie Dynalist oder Logseq unter Beibehaltung der Hierarchie.
2. Plain Text / Formatted: Für die bloße Rettung der Textinhalte lässt sich die Liste auch als formatierter Text oder reiner Text exportieren.

Wer die volle Kontrolle über seine Daten im Sinne von physischem Besitz fordert, wird mit Workflowy nicht glücklich. Wer jedoch mit einer Cloud-Lösung leben kann, findet durch den OPML-Standard zumindest einen funktionierenden Notausgang, der einen harten Vendor Lock-in verhindert.

Preismodell und Limitierungen

Workflowy finanziert sich über ein klassisches SaaS-Abonnement (Workflowy Pro), bietet jedoch eine dauerhaft nutzbare Gratis-Variante an. Der entscheidende Flaschenhals der Free-Version ist nicht der Funktionsumfang, sondern das Volumen.

• Das Bullet-Cap: In der kostenlosen Version ist die Erstellung neuer Listenpunkte (Knoten) limitiert. Aktuell liegt das Kontingent meist bei 250 neuen Punkten pro Monat (wobei sich dies durch Empfehlungen erhöhen lässt). Für ein minimalistisches Task-Management reicht dies oft aus; wer Workflowy jedoch als vollwertiges Bullet Journal für Daily Logs und umfangreiche Notizen nutzt, wird dieses Limit schnell erreichen.
• Pro-Features: Das Abonnement (ca. 5 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlweise) entfernt sämtliche Limits bei der Erstellung von Knoten und beim Datei-Upload.
• Backup-Optionen: Für den professionellen Einsatz relevant ist die in der Pro-Version enthaltene automatische Backup-Funktion zu Dropbox. Dies bietet eine zusätzliche Datensicherheits-Ebene außerhalb der Workflowy-Server, was gerade bei der Nutzung als zentraler Wissensspeicher („Second Brain“) ein wichtiges Argument darstellt.

Im Wettbewerbsvergleich wirkt die Begrenzung der Listenpunkte restriktiv. Sie dient jedoch effektiv als Demo: Wer das Limit erreicht, hat das System meist so tief in seinen Alltag integriert, dass die Zahlungsbereitschaft gegeben ist.

Fazit

Workflowy ist keine All-in-One-Lösung für Projektmanagement in Großteams. Es ist ein Denkwerkzeug. Die Stärke liegt in der Abwesenheit von Features, die vom Inhalt ablenken.

Wer das Bullet Journaling schätzt, aber die analoge Migration von Aufgaben als mühsam empfindet und seine Notizen durchsuchbar machen will, findet hier eine der saubersten technischen Umsetzungen am Markt. Es zwingt dem Nutzer keine Struktur auf, sondern wächst organisch mit den Anforderungen – von einer simplen Einkaufsliste bis zur kompletten Lebensorganisation.

Die App ersetzt nicht ALLE Tools in Deinem digitalen Orga-System. Ich hatte allerdings jetzt erst vor kurzem komplett aufgeräumt, da ich irgendwo auch teilweise von der Vielfalt meiner Apps fast erschlagen wurde. Ich hatte viele Todo-Listen-Manager, spezielle Kalender-Apps, Notizen-Apps, PKM-Tools am Start und bin jetzt aber erstmal bei Workflowy gelandet und finde das Konzept großartig. Für alle anderen Belange: Ich nutze aktuell die spartanischen Tools an Bord, die mir das Mac OS eben so bietet: Kalender, Notizen, Erinnerungen, Mail. Und für die Orga dann eben Workflowy. Für den Moment funktioniert das für mich erstmal super. Vielleicht war es genau eine solch supersimple Lösung, die letztendlich die Lösung darstellt.

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Schon vor einigen Monaten bin ich auf ein Buch gestoßen, welches hier speziell darauf eingeht, was wir hier überhaupt versuchen zu planen. Eine Erkenntnis aus jahrelanger Organisation dieser täglichen Aufgaben ist, eben nicht alles minutiös zu planen. “Hell Yeah or No” zeigt hier noch einen weiteren Punkt auf: Bevor geplant wird, wann wir was erledigen, sollten wir uns entscheiden, ob auch wirklich jede Aufgabe, jeder Termin, jede Planung überhaupt sinnvoll ist – oder uns im Endeffekt keinen Schritt weiterbringt und somit einfach Zeitverschwendung ist.
Das Buch “Hell Yeah or No” von Derek Sivers bietet eine erfrischende Perspektive auf Entscheidungsfindung und Prioritätensetzung im Leben. Sivers, der für seine Philosophie des minimalistischen Lebens bekannt ist, ermutigt die Leser dazu, Entscheidungen mit Klarheit und Entschlossenheit zu treffen. Der Titel selbst ist eine Art Mantra: Entweder man ist von einer Idee oder einem Vorhaben begeistert – ein klares “Hell Yeah” – oder man lässt es bleiben. Diese Schwarz-Weiß-Denkweise hilft, unnötige Verpflichtungen und halbherzige Entscheidungen zu vermeiden, die oft Zeit und Energie rauben.

Ein zentraler Punkt, den Sivers in seinem Buch anspricht, ist das Thema Selbstkontrolle. Der Autor argumentiert, dass der Hauptgrund, warum viele Menschen nicht das Leben führen, das sie sich wünschen, in einem Mangel an Selbstdisziplin liegt. Im Zitat “Your main obstacle to this amazing life will be self-control. You’ll need good time management to stop addictions like social media and video-watching, and make your art your main relaxing activity. You’ll need good mind management to not think of your job after you leave the office.” hebt er hervor, dass die Beherrschung der eigenen Zeit und Gedanken entscheidend ist, um ein erfülltes Leben zu führen. In einer Zeit, in der Ablenkungen nur einen Klick entfernt sind, wird die Fähigkeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und störende Einflüsse zu minimieren, immer wichtiger.

Abschließend bietet “Hell Yeah or No” nicht nur eine Anleitung für persönliche und berufliche Entscheidungsfindung, sondern auch eine tiefere Einsicht in die Kunst der Lebensführung. Sivers fordert uns auf, unsere Gewohnheiten zu überdenken und bewusstere Entscheidungen zu treffen. Indem wir uns darauf konzentrieren, was uns wirklich begeistert und erfüllt, können wir ein authentisches Leben führen, das unsere wahren Werte widerspiegelt.
Es ist jedenfalls ein sehr interessanter Ansatz, der noch vor der eigentlichen Aufgabenverteilung ansetzt.

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Viele Wege führen zu einem organisierten digitalen Leben. Zig Tools habe ich inzwischen in diesem Bereich ausprobiert – von analogen Bullet Journals über Notion, Obsidian, TickTick, Things 3 bis hin zu diversen Tagebuch-, Kalender- und ToDo-Apps. Mittlerweile bin ich bei Capacities gelandet: Mein derzeit tägliches Journal und persönliches Wissensmanagement-Tool (pkms – personal knowledge management system). Auch wenn keine Software sämtliche Bedürfnisse perfekt erfüllt, kommt Capacities meiner Vision einer zentralen, intuitiv nutzbaren Informationszentrale erstaunlich nah.

In diesem Artikel möchte ich einen Einblick geben, warum und wie ich Capacities für mich einsetze – und was es konkret zu meinem täglich genutzten Werkzeug macht. Zukünftige Artikel werden tiefer in spezifische Aspekte eintauchen und praktische Details zeigen. Doch beginnen wir hier mit einem ausführlichen Überblick.

Warum überhaupt Capacities?

Capacities unterscheidet sich auf angenehme Weise von den klassischen Organisationstools: Es verbindet den besten Kern von Wissensmanagement à la Notion oder Obsidian mit einer ansprechenden Gestaltung und reduziert den Arbeitsaufwand. Statt für jeden Anwendungsfall ein eigenes Tool zu verwenden, bündle ich meine Notizen, Tagebücher, Listen und persönlichen Inventare in einer Anwendung – einfach zugänglich und intuitiv verknüpfbar.

Der Mehrwert: Die Fähigkeit, Informationen flexibel zu strukturieren und sie intelligent miteinander zu vernetzen, passend zu eigenen Bedürfnissen. So entsteht Schritt für Schritt ein digitales Gehirn, das tatsächlich genutzt wird.

Ein entscheidendes Alleinstellungsmerkmal von Capacities im Vergleich mit Anwendungen wie Notion oder Obsidian liegt in seiner objektorientierten Notizstruktur. Dabei ist „Objekt“ ein wichtiger Begriff: Statt nur Seiten oder Dokumente anzulegen, arbeitet Capacities mit flexiblen, selbstdefinierten Objekttypen. Diese einzelnen Objekttypen bilden die Grundlage dafür, dass Informationen viel präziser strukturiert und verwaltet werden können.

Ein anschauliches Beispiel ist meine Vinyl-Schallplattensammlung: Für diese Sammlung habe ich mir ein maßgeschneidertes „LP“-Objekt erstellt. Dieses spezielle Objekt enthält genau jene Attribute, die für mich persönlich relevant sind, etwa Erscheinungsdatum, Album-Cover, Trackliste, Genre oder persönliches Review. Durch diese klar definierten, individuellen Eigenschaften sind Einträge in Capacities bedeutend besser nutzbar als einfache Textseiten oder Standarddatenbanken anderer Anbieter – weil sie exakt die Informationen präsentieren, die relevant sind.

Diese Objektorientierung lässt sich auf beliebige Anwendungen übertragen und ist daher ideal geeignet für individuelles, persönliches Wissensmanagement. Ob Gesundheitsdaten, Bücherrezensionen, berufliche Projekte, Termine oder Journal-Einträge – jedes Objekt enthält maßgeschneiderte Felder und Metadaten, die genau zu dessen Zweck passen. Dadurch entsteht eine intuitive Datenbank des eigenen Lebens – leistungsfähiger und zugleich schneller zur Hand als alternative Lösungen.

Diese Art der Informationsverwaltung erklärt auch, warum Capacities so flexibel individuell angepasst werden kann: Die Möglichkeit, jede beliebige Art von Information objektorientiert und zielgenau zu strukturieren und miteinander zu verknüpfen, ist ein Kernprinzip, das beim täglichen Einsatz unschlagbare Vorteile bietet.

Mein tägliches Journal: Die fixe Struktur für Fokus und Klarheit

Das Rückgrat meines Einsatzes von Capacities bildet ein tägliches Journaling-Template, das ich selbst definieren und jederzeit anpassen konnte. Datumsbasierte Tages-Notizen sind dabei zentral, und Capacities erlaubt automatisch generierte Tagesobjekte, mit klarem Fokus auf morgendlicher Planung und abendlicher Reflexion.

Ein Blick auf mein tägliches Journaling-Template:

• Morgendliche Reflexion: Kurz und knapp formulierte Gedanken zum Start in den Tag mit Fokus und Zielsetzung.
• Anstehende Termine: Hier trage ich (ergänzend zu meinem eigentlichen Kalender in BusyCal) täglich manuell ein, welche Termine bevorstehen – ein schneller Überblick, der Ablenkungen reduziert.
• Tägliche ToDos: Zentrale Aufgaben des Tages finden hier ihren Platz, basierend auf Prinzipien eines modifizierten „Getting Things Done“-Systems.
• Dankbarkeitslog: Kleine Sätze, kurze Stichpunkte oder Gedanken, die Bedürfnisse nach mentaler Klarheit und positiver Reflexion bedienen – bewusst kurz gehalten, um täglich umsetzbar zu bleiben.
• Gesundheitsdaten: Hier erfasse ich für mich wichtige Gesundheitsindikatoren, etwa Gewicht oder Blutdruck.

Diese tägliche Routine erlaubt mir, produktiv und klar zu bleiben, ohne mich in endlosen Konfigurationsdetails zu verlieren.

Überblick behalten mit dem PARA-System

Neben der Tagesplanung nutze ich Capacities als umfassendes „zweites Gehirn“, inspiriert vom PARA-System nach Tiago Forte. Die PARA-Struktur – Projects, Areas, Resources, Archives – erlaubt mir einen klaren Überblick, ganz gleich ob kurzfristiges Projekt oder langfristige Wissensquelle.

Ein Beispiel meiner Anwendung:

• Projects: Alle konkreten Vorhaben mit klarem Ziel, etwa „Weblog-Serie über AI-Tools“.
• Areas: Lebensbereiche wie Gesundheit, Beruf, Blog oder Privates.
• Resources: Allgemeine Ressourcen, etwa Wissen, Tutorials oder Sammlungen.
• Archives: Abgeschlossene Dinge, einfach wegsortiert und doch leicht wieder hervorholbar.

Innerhalb von Capacities habe ich mir passende „Objekte“ definiert, etwa ein „LP“-Objekt, in dem ich meine komplette Vinyl-Plattensammlung strukturiert erfasse. Solche angepassten Objekttypen lassen sich flexibel auf jede Informationsart zuschneiden, von Gesundheitseinträgen über journalistische Recherchematerialien bis hin zu kreativen Ideen.

Capacities als „Low-Level“-Kalender und ToDo: Reicht das?

Zugegeben: Capacities ist für mich keine vollständige Ersatzlösung für externe professionelle Kalender oder spezialisierte GTD-Programme. Ich verwende weiterhin BusyCal, um Termine und Erinnerungen zu verwalten. Doch Capacities bietet die ideale Ergänzung, indem es meine wichtigsten täglichen Termine übersichtlich direkt in das Journal einbindet und Aufgaben unkompliziert erfassbar macht.

Die cleveren Verlinkungsmöglichkeiten zwischen Tagesnotizen, ToDos und Terminen helfen mir, auch komplexen Überblick zu behalten – tatsächlich reduziert dieses Zusammenspiel die mentalen Reibungsverluste.

Bullet Journal-Elemente intelligent digital übertragen

Wer – wie ich – mit einem Bullet Journal startete, wird bestimmte Modellkonzepte nicht missen wollen. Monthly Logs, Habit Tracking, Reflexionen, projektbasierte Checklisten – all das lässt sich in Capacities sehr gut umsetzen. Hier gelingt der Spagat zwischen rigoroser Struktur und maximaler Flexibilität, der analoge Bullet Journal Nutzer begeistert, ohne je starr und gezwungen zu wirken.

(Konkrete Beispiele und Einblicke, wie ich Monats-Logs und Habit Tracker abbildete, folgen in einem späteren Artikel.)

Capacities als Cloud-Zentrale – bleibe ich wirklich dabei?

Die größte Frage beim persönlichen Wissensmanagement mit Digitaltools dreht sich um Konsistenz: Wie bleibe ich am Ball? Mein Schlüssel dazu in Capacities sind angenehm minimale Routinen und clevere Automatisierung: máßgeschneiderte Eingabemasken und sinnvolle Templates reduzieren mentalen Aufwand deutlich.

Die flexible Vernetzung einzelner Notizen, Objekte und Ressourcen sorgt wiederum für ständigen Mehrwert – was die Motivation, das System kontinuierlich und langfristig zu pflegen, stark unterstützt.

Fazit: Lohnt sich der Einstieg in Capacities?

Für Nutzer, die nach einem digitalen Alleskönner für Journaling, Wissensmanagement, ToDo-Listen und reflexiver Selbstorganisation zugleich suchen, überzeugt Capacities durch seinen zwischen klarer Struktur und sympathischer Einfachheit ausbalancierten Ansatz.

Gerade Nutzer, die bislang in der Vielzahl spezialisierter Tools keinen echten Mehrwert finden konnten, dürften hier effektiv und schnell ihre perfekte digitale Heimat entdecken.

In kommenden Artikeln werde ich einzelne Aspekte meines Systems weiter vertiefen. Geplante Themen sind unter anderem:

• Termine einfach integrieren und abrechnen
• Effektive ToDo-Listen nach dem GTD-System
• Umsetzung spezifischer Bullet-Journal-Elemente
• Tipps, um langfristig dran zu bleiben
• Der Einstieg in Capacities für Einsteiger

Haben Sie Fragen oder konkrete Anmerkungen zu diesem Artikel? Ich freue mich über jeden Dialog!

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E-Mails können Teil einer Aufgabe sein, neue Aufgaben bereithalten, ein Hinweis auf einen Termin sein, eine Rückantwort erwarten, eine Anlage haben, die abgelegt werden soll, und so weiter. Das erkennst du aber meistens nicht im direkten Überblick. Frei nach der „getting things done“-Methode von David Allen ist dein Posteingang eine Inbox. Diese solltest du – wie deinen Briefkasten eben – regelmässig leeren und die Briefe, bzw. E-Mails bearbeiten. Im Endeffekt brauchst du natürlich ein System, wie du alle E-Mails abarbeiten kannst: Eine durchdachte Ablage, ein Erinnerungssystem, einen Kalender.

Ebenfalls aus der GTD-Methode entnommen: Dein Kopf sollte für die kreativen Ideen da sein und ist eher schlecht darin, sich Dinge zu merken. Daraus folgt: Arbeite E-Mails sofort ab! Das bedeutet nicht, dass du sofort jede Aufgabe oder jeden Termin oder Anruf oder was auch immer erledigen sollst. Du sollst aber für jede E-Mail sofort entscheiden, was, wann und ob etwas damit zu tun ist! Hier kommen auch die bereits genannten Programme für Erinnerungen und Kalender ins Spiel. So ist für dich eine E-Mail nur noch ein einziges Mal ein Aufwand: Entscheide, was zu tun ist, wann dies fällig ist und ob es tatsächlich du tun musst. Dein Vorgehen also: Sieh dir die Aufgabe an, übertrage den Inhalt der E-Mail, die E-Mail selbst oder eine formulierte Aufgabe in dein Erinnerungssystem und lege fest, wann du diese Aufgabe erledigen möchtest. Diese E-Mail kann DANN direkt aus dem Posteingang verschwinden. Vertage nicht diese Entscheidungen, sondern triff diese sofort. Das ist auch kaum Aufwand – und versprochen: Du wirst dir zukünftig sicher sein, nichts mehr zu vergessen, was du „vor kurzem via E-Mail“ gefragt wurdest.

Im folgenden trage ich einige Basics zum Umgang mit E-Mails auf der Arbeit (aber auch im privaten Umfeld) zusammen:

Die Rolle der E-Mail heute

E-Mail ist oftmals das primäre Kommunikationsmittel in Büros und wird häufig auch für die Aufgabenverteilung genutzt. Oftmals ist es so, dass E-Mail allerdings den zentralen Aufgaben-Pool abbilden soll, obwohl es eigentlich nur ein Kommunikationsmittel ist. Das liegt häufig daran, dass entweder keine Vorgangsbearbeitung, bzw. Aufgaben-Workflow vorhanden ist.

E-Mail birgt daher auch oft das Risiko, dass wichtige Informationen übersehen werden oder dass der E-Mail-Posteingang zum Hauptfokus der täglichen Arbeit wird.

Alternativen zur E-Mail

Das E-Mail-Programm an sich ist kein Aufgabentracker, keine Notiz-App, kein Erinnerungs-System. E-Mail-Programme wie Outlook haben solche Funktionen integriert – es bietet sich in diesem Fall also an, diese Funktionen auch zu nutzen. Auch in einem solchen System gilt: Die Inbox („Posteingang“) wird geleert – Du wirst nur noch dann mit Aufgaben behelligt, wenn diese auch zu erledigen sind.

Es ist oftmals gar nicht möglich, auf einem Arbeitsrechner zusätzliche Software zu installieren. Oftmals hast du aber bereits Tools an Bord, die unsere Grundlegenden Anforderungen erledigen:

• Kalender
• Erinnerungen
• Aufgaben

Es ist wichtig, dass du diese Funktionen auch nutzt und zwar für JEDE Aufgabe – egal ob Dich diese als E-Mail, Brief, Telefonanruf, Messenger oder Zuruf erreicht. Du musst Deinem System vertrauen, dass es Dich an jede Deiner Aufgaben und Termine erinnert und zwar so frühzeitig, wie du das beim Erstellen der Aufgabe festgelegt hast. Du musst dir nur jeweils einmal ganz genau überlegen, WANN diese Aufgabe fällig ist und WIE FRÜH du daran erinnert werden möchtest, diese zu erledigen.

Die Falle der ständigen Erreichbarkeit

O.k. – dieser Schritt ist wahrscheinlich erstmal schwierig, weil ungewohnt: Lege dir Fokuszeiten für E-Mails fest! Um konzentriert arbeiten zu können, ist es wichtig, dass Du nicht andauernd aus dem Fokus gerissen wirst. E-Mail und Telefon sind hierbei die größten Störfaktoren. Zumindest E-Mail solltest du aber in der Priorität so festlegen, dass es ausreichend ist, wenn du beispielsweise drei Mal täglich deine E-Mails abrufst. Du sitzt ja auch nicht den ganzen Tag daheim neben deinem Briefkasten und wartest darauf, bis etwas ankommt? (außer du erwartest eine dringende Nachricht. Beispielsweise „Passwort zurücksetzen“-Nachricht – DANN kannst du auch außer der Reihe das Mailprogramm öffnen).

Aber probier es doch mal aus: Lege dir via Erinnerungen drei Zeitpunkte am Tag fest (i.d.R. morgens, mittags und nachmittags), an welchen du alle neuen E-Mails im Posteingang ansiehst und sofort entscheidest, was mit diesen E-Mails zu erledigen ist. Du wirst sehen – es gibt dir für deine eigentliche Arbeit sehr viel mehr Fokus und ehrlich gesagt: Wenn etwas dermaßen brisant ist, dass SOFORT etwas zu unternehmen ist, dann bekommst du das nicht per E-Mail, bzw. mindestens zusätzlich noch als Anruf.

E-Mail-Management-Strategien

Neben den Bereits erwähnten Fokus-Zeiten wird es dir leichter fallen, wenn du schnell siehst, welche neuen E-Mails Newsletter oder Benachrichtigungen sind und bei welchen es sich um persönliche Nachrichten handelt. Dies kannst du in vielen E-Mail-Programmen mit Regeln erreichen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn du sehr viele E-Mails erhältst. Eine Regel könnte so aussehen, dass anhand der Absender entschieden wird, in welchen Ordner die E-Mail verschoben wird oder wie die entsprechende E-Mail kategorisiert oder getaggt wird – je nachdem, was dein E-Mail-Programm hier eben an Funktionen bietet. Es geht dabei allerdings wirklich nur darum, dass dir das Abarbeiten der E-Mails zu den jeweiligen Fokuszeiten erleichtert wird.

Bei der Abarbeitung deiner E-Mails kann es auch sehr hilfreich sein, wenn du dir Shortcuts anlegst oder bereits vorhandene nutzt. Bei Outlook wären das beispielsweise die sogenannten Quicksteps: Du kannst hier festlegen, welche einzelnen Schritte beim erledigen einer E-Mail ausgeführt werden sollen (verschieben, archivieren, Aufgabe erstellen…).

E-Mail im privaten Bereich

Auch privat solltest Du Dich nicht von E-Mails beherrschen lassen – aber auch nicht von deinem Handy oder einzelnen Apps auf Deinem Handy. Hierzu werde ich bei Gelegenheit mal noch einen Beitrag schreiben – denn gerade im privaten Bereich und auf dem Handy lassen wir uns sehr gerne von Benachrichtigungen stressen. Auch hier brauchen wir nicht von jeder App sofortige Benachrichtigungen – auch hier kannst du sehr gut mit Fokus-Zeiten arbeiten.

Sprich: Ja, auch im privaten Bereich ist die E-Mail-App ruhig, bis Sie aufgerufen wird – auch da brauchst du nicht minutengenau benachrichtigt werden, dass eine neue E-Mail in der Inbox liegt.

Schlussfolgerung: E-Mail ist ein nützliches Werkzeug, aber es sollte eben nicht das einzige Mittel sein, auf das wir uns für Kommunikation und Aufgabenmanagement verlassen. Du die Integration anderer Kommunikationsformen und das Setzen von Grenzen können wir unsere Effizienz am Arbeitsplatz verbessern und gleichzeitig ein ausgeglicheneres Privatleben führen. Es geht darum, E-Mail als das zu nutzen, was es ist: Ein Tool unter vielen in unserem täglichen Werkzeugkasten.

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Der Vorteil von Ansible? Man benötigt keine Client-Agents oder ähnliche Software – eine funktionierende SSH-Verbindung zum Zielrechner ist ausreichend. Ansible ist hierbei auch der Zustand des Zielrechners egal. Wenn z.B. das Paket „apache2“ via APT auf dem debian-basierten Zielrechner installiert werden soll, wird geprüft, ob auf dem Zielrechner bereits apache2 installiert ist. Ist dies der Fall, wird von Ansible nichts weiter unternommen. Ist dies nicht der Fall, installiert Ansible das Paket.
Was ebenfalls ziemlich schick ist: Es wird auch keine Server-Node benötigt. Ansible kann von jedem SSH-fähigen Client oder Server ausgeführt werden. I.d.R. geht man dabei so vor, dass die eigenen Configs, bzw. Aufgaben (bei Ansible „Playbooks“ genannt) versioniert werden (Github, Gitlab, o.ä.) und bei Bedarf versioniert erweitert und angepasst werden können. 12 Server und auf allen soll „htop“ nachinstalliert werden? Eine Zeile in Ansible und die Sache ist geritzt. 

Ein kleines Beispiel einer möglichen Ansible-Anwendung ist das Aktualisieren sämtlicher Server-/Rechner-Nodes, auf welche man generell Zugriff via SSH hat. Im Folgenden als kurze Orientierung das Playbook („in etwa“ YAML-Format):

dist-upgrade.yml

Die Datei „dist-upgrade.yml“ ist das sog. Playbook des Ansible-Auftrags. In dieser Datei wird beschrieben, was auf welchen Hosts ausgeführt werden soll. Grundsätzlich orientiert sich ein Ansible-Playbook an der YAML-Syntax. Tatsächlich findet man allerdings verschiedene Formate und Markups in einer solchen Datei. Neben reinem YAML kommen zusätzlich eigene sog. „Custom Keys“, Python-Code und stellenweise Jinja2-Syntax vor.

---
- hosts:
    all 
  become: true
  gather_facts: no
  vars:
    verbose: true 
    log_dir: "log/dist-upgrade/{{ inventory_hostname }}"
  pre_tasks:
    - block:
        - setup:
      rescue:
        - name: "Install required python-minimal package"
          raw: "apt-get update && apt-get install -y --force-yes python-apt python-minimal"
        - setup:
  tasks:
    - name: Update packages
      apt:
        update_cache: yes
        upgrade: dist
        autoremove: yes
      register: output

    - name: Check changes
      set_fact:
        updated: true
      when: not output.stdout is search("0 upgraded, 0 newly installed")

    - name: Display changes
      debug:
        msg: "{{ output.stdout_lines }}"
      when: verbose or updated is defined

    - block:
      - name: "Create log directory"
        become: no
        file:
          path: "{{ log_dir }}"
          state: directory
        changed_when: false

      - name: "Write changes to logfile"
        become: no
        copy:
          content: "{{ output.stdout }}"
          dest: "{{ log_dir }}/dist-upgrade_{{ ansible_date_time.iso8601 }}.log"
        changed_when: false

      when: updated is defined
      connection: local

ansible.cfg

In der ansible.cfg-Datei werden Einstellungen für Ansible gespeichert. Wichtig: Ansible nutzt eine solche Datei, wenn der Befehl im selben Verzeichnis ausgeführt werden soll. Befindet sich keine ansible.cfg-Datei im aktuellen Verzeichnis, greift Ansible auf die globale Einstellungsdatei unter [cci lang=“bash“]/etc/ansible/ansible.cfg[/cci] zurück. Dies ist der Speicherort unter Arch Linux bei Installation via Pacman.

[defaults]
inventory = ./hosts

Aufgerufen wird das Playbook – also die YAML-Datei über den Befehl [cci]ansible-playbook dist-upgrade.yml [/cci]. Im Anschluss wird jeder Server aus der hosts-Datei abgearbeitet und entsprechende Rückmeldungen – falls es welche gibt – in einer Log-Datei pro Server und Durchlauf festgehalten.

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