Von Bullet Journal und Notiz-Wirrwarr zum All-in-One-Tool
Viele Wege führen zu einem organisierten digitalen Leben. Zig Tools habe ich inzwischen in diesem Bereich ausprobiert – von analogen Bullet Journals über Notion, Obsidian, TickTick, Things 3 bis hin zu diversen Tagebuch-, Kalender- und ToDo-Apps. Mittlerweile bin ich bei Capacities gelandet: Mein derzeit tägliches Journal und persönliches Wissensmanagement-Tool (pkms – personal knowledge management system). Auch wenn keine Software sämtliche Bedürfnisse perfekt erfüllt, kommt Capacities meiner Vision einer zentralen, intuitiv nutzbaren Informationszentrale erstaunlich nah.
In diesem Artikel möchte ich einen Einblick geben, warum und wie ich Capacities für mich einsetze – und was es konkret zu meinem täglich genutzten Werkzeug macht. Zukünftige Artikel werden tiefer in spezifische Aspekte eintauchen und praktische Details zeigen. Doch beginnen wir hier mit einem ausführlichen Überblick.
Warum überhaupt Capacities?
Capacities unterscheidet sich auf angenehme Weise von den klassischen Organisationstools: Es verbindet den besten Kern von Wissensmanagement à la Notion oder Obsidian mit einer ansprechenden Gestaltung und reduziert den Arbeitsaufwand. Statt für jeden Anwendungsfall ein eigenes Tool zu verwenden, bündle ich meine Notizen, Tagebücher, Listen und persönlichen Inventare in einer Anwendung – einfach zugänglich und intuitiv verknüpfbar.
Der Mehrwert: Die Fähigkeit, Informationen flexibel zu strukturieren und sie intelligent miteinander zu vernetzen, passend zu eigenen Bedürfnissen. So entsteht Schritt für Schritt ein digitales Gehirn, das tatsächlich genutzt wird.
Ein entscheidendes Alleinstellungsmerkmal von Capacities im Vergleich mit Anwendungen wie Notion oder Obsidian liegt in seiner objektorientierten Notizstruktur. Dabei ist „Objekt“ ein wichtiger Begriff: Statt nur Seiten oder Dokumente anzulegen, arbeitet Capacities mit flexiblen, selbstdefinierten Objekttypen. Diese einzelnen Objekttypen bilden die Grundlage dafür, dass Informationen viel präziser strukturiert und verwaltet werden können.
Ein anschauliches Beispiel ist meine Vinyl-Schallplattensammlung: Für diese Sammlung habe ich mir ein maßgeschneidertes „LP“-Objekt erstellt. Dieses spezielle Objekt enthält genau jene Attribute, die für mich persönlich relevant sind, etwa Erscheinungsdatum, Album-Cover, Trackliste, Genre oder persönliches Review. Durch diese klar definierten, individuellen Eigenschaften sind Einträge in Capacities bedeutend besser nutzbar als einfache Textseiten oder Standarddatenbanken anderer Anbieter – weil sie exakt die Informationen präsentieren, die relevant sind.
Diese Objektorientierung lässt sich auf beliebige Anwendungen übertragen und ist daher ideal geeignet für individuelles, persönliches Wissensmanagement. Ob Gesundheitsdaten, Bücherrezensionen, berufliche Projekte, Termine oder Journal-Einträge – jedes Objekt enthält maßgeschneiderte Felder und Metadaten, die genau zu dessen Zweck passen. Dadurch entsteht eine intuitive Datenbank des eigenen Lebens – leistungsfähiger und zugleich schneller zur Hand als alternative Lösungen.
Diese Art der Informationsverwaltung erklärt auch, warum Capacities so flexibel individuell angepasst werden kann: Die Möglichkeit, jede beliebige Art von Information objektorientiert und zielgenau zu strukturieren und miteinander zu verknüpfen, ist ein Kernprinzip, das beim täglichen Einsatz unschlagbare Vorteile bietet.
Mein tägliches Journal: Die fixe Struktur für Fokus und Klarheit
Das Rückgrat meines Einsatzes von Capacities bildet ein tägliches Journaling-Template, das ich selbst definieren und jederzeit anpassen konnte. Datumsbasierte Tages-Notizen sind dabei zentral, und Capacities erlaubt automatisch generierte Tagesobjekte, mit klarem Fokus auf morgendlicher Planung und abendlicher Reflexion.
Ein Blick auf mein tägliches Journaling-Template:
- Morgendliche Reflexion: Kurz und knapp formulierte Gedanken zum Start in den Tag mit Fokus und Zielsetzung.
- Anstehende Termine: Hier trage ich (ergänzend zu meinem eigentlichen Kalender in BusyCal) täglich manuell ein, welche Termine bevorstehen – ein schneller Überblick, der Ablenkungen reduziert.
- Tägliche ToDos: Zentrale Aufgaben des Tages finden hier ihren Platz, basierend auf Prinzipien eines modifizierten „Getting Things Done“-Systems.
- Dankbarkeitslog: Kleine Sätze, kurze Stichpunkte oder Gedanken, die Bedürfnisse nach mentaler Klarheit und positiver Reflexion bedienen – bewusst kurz gehalten, um täglich umsetzbar zu bleiben.
- Gesundheitsdaten: Hier erfasse ich für mich wichtige Gesundheitsindikatoren, etwa Gewicht oder Blutdruck.
Diese tägliche Routine erlaubt mir, produktiv und klar zu bleiben, ohne mich in endlosen Konfigurationsdetails zu verlieren.
Überblick behalten mit dem PARA-System
Neben der Tagesplanung nutze ich Capacities als umfassendes „zweites Gehirn“, inspiriert vom PARA-System nach Tiago Forte. Die PARA-Struktur – Projects, Areas, Resources, Archives – erlaubt mir einen klaren Überblick, ganz gleich ob kurzfristiges Projekt oder langfristige Wissensquelle.
Ein Beispiel meiner Anwendung:
- Projects: Alle konkreten Vorhaben mit klarem Ziel, etwa „Weblog-Serie über AI-Tools“.
- Areas: Lebensbereiche wie Gesundheit, Beruf, Blog oder Privates.
- Resources: Allgemeine Ressourcen, etwa Wissen, Tutorials oder Sammlungen.
- Archives: Abgeschlossene Dinge, einfach wegsortiert und doch leicht wieder hervorholbar.
Innerhalb von Capacities habe ich mir passende „Objekte“ definiert, etwa ein „LP“-Objekt, in dem ich meine komplette Vinyl-Plattensammlung strukturiert erfasse. Solche angepassten Objekttypen lassen sich flexibel auf jede Informationsart zuschneiden, von Gesundheitseinträgen über journalistische Recherchematerialien bis hin zu kreativen Ideen.
Capacities als „Low-Level“-Kalender und ToDo: Reicht das?
Zugegeben: Capacities ist für mich keine vollständige Ersatzlösung für externe professionelle Kalender oder spezialisierte GTD-Programme. Ich verwende weiterhin BusyCal, um Termine und Erinnerungen zu verwalten. Doch Capacities bietet die ideale Ergänzung, indem es meine wichtigsten täglichen Termine übersichtlich direkt in das Journal einbindet und Aufgaben unkompliziert erfassbar macht.
Die cleveren Verlinkungsmöglichkeiten zwischen Tagesnotizen, ToDos und Terminen helfen mir, auch komplexen Überblick zu behalten – tatsächlich reduziert dieses Zusammenspiel die mentalen Reibungsverluste.
Bullet Journal-Elemente intelligent digital übertragen
Wer – wie ich – mit einem Bullet Journal startete, wird bestimmte Modellkonzepte nicht missen wollen. Monthly Logs, Habit Tracking, Reflexionen, projektbasierte Checklisten – all das lässt sich in Capacities sehr gut umsetzen. Hier gelingt der Spagat zwischen rigoroser Struktur und maximaler Flexibilität, der analoge Bullet Journal Nutzer begeistert, ohne je starr und gezwungen zu wirken.
(Konkrete Beispiele und Einblicke, wie ich Monats-Logs und Habit Tracker abbildete, folgen in einem späteren Artikel.)
Capacities als Cloud-Zentrale – bleibe ich wirklich dabei?
Die größte Frage beim persönlichen Wissensmanagement mit Digitaltools dreht sich um Konsistenz: Wie bleibe ich am Ball? Mein Schlüssel dazu in Capacities sind angenehm minimale Routinen und clevere Automatisierung: máßgeschneiderte Eingabemasken und sinnvolle Templates reduzieren mentalen Aufwand deutlich.
Die flexible Vernetzung einzelner Notizen, Objekte und Ressourcen sorgt wiederum für ständigen Mehrwert – was die Motivation, das System kontinuierlich und langfristig zu pflegen, stark unterstützt.
Fazit: Lohnt sich der Einstieg in Capacities?
Für Nutzer, die nach einem digitalen Alleskönner für Journaling, Wissensmanagement, ToDo-Listen und reflexiver Selbstorganisation zugleich suchen, überzeugt Capacities durch seinen zwischen klarer Struktur und sympathischer Einfachheit ausbalancierten Ansatz.
Gerade Nutzer, die bislang in der Vielzahl spezialisierter Tools keinen echten Mehrwert finden konnten, dürften hier effektiv und schnell ihre perfekte digitale Heimat entdecken.
In kommenden Artikeln werde ich einzelne Aspekte meines Systems weiter vertiefen. Geplante Themen sind unter anderem:
- Termine einfach integrieren und abrechnen
- Effektive ToDo-Listen nach dem GTD-System
- Umsetzung spezifischer Bullet-Journal-Elemente
- Tipps, um langfristig dran zu bleiben
- Der Einstieg in Capacities für Einsteiger
Haben Sie Fragen oder konkrete Anmerkungen zu diesem Artikel? Ich freue mich über jeden Dialog!
