Wer sich im Dickicht moderner Produktivitäts-Suiten verliert, sehnt sich oft nach der Einfachheit von Stift und Papier zurück. Der Outliner Workflowy verspricht genau das: Eine radikale Reduktion auf Text, die sich durch eine unendliche Verschachtelungstiefe überraschend gut als digitales Bullet Journal eignet.
Der Markt für Task-Manager und Notiz-Apps ist gesättigt. Während diverse Tools versuchen, „Alles-Könner“ zu sein und den Nutzer mit Datenbanken, Kanban-Boards und Kalender-Ansichten konfrontieren, geht Workflowy den entgegengesetzten Weg. Die App existiert seit über einem Jahrzehnt und hat sich kaum verändert – und das ist ihr größtes Verkaufsargument.
Workflowy ist im Kern ein zoombarer Outliner. Es gibt keine Ordner, keine separaten Dokumente und keine verschiedenen Ansichten. Es gibt nur eine einzige, unendliche Liste.
Das technische Konzept: Die fraktale Liste
Die Benutzeroberfläche von Workflowy ist denkbar spartanisch. Sie präsentiert sich als weißes Blatt mit Aufzählungspunkten (Bullets). Der entscheidende Unterschied zu einer herkömmlichen Textverarbeitung liegt in der Hierarchie der Datenknoten.
Jeder Listenpunkt in Workflowy ist gleichzeitig ein potenzielles Dokument. Durch einen Klick auf einen Punkt zoomt die Ansicht in diesen Punkt hinein („Hoisting“), und er wird zur Überschrift einer neuen Seite. Dieser Vorgang lässt sich ad infinitum wiederholen.
Dieses Konzept der fraktalen Verschachtelung löst ein fundamentales Problem der Informationsorganisation: Die Trennung zwischen Struktur und Inhalt entfällt. Ein Projekt ist ein Listenpunkt. Eine Aufgabe ist ein Listenpunkt. Eine Notiz ist ein Listenpunkt.
Adaption des Bullet Journals (BuJo)
Für Anwender der Bullet Journal-Methode nach Ryder Carroll bietet diese Architektur eine ideale digitale Entsprechung. Das analoge BuJo lebt von „Rapid Logging“ (schnelles Erfassen) und der Migration von Aufgaben. Workflowy bildet diese Prozesse fast reibungslos digital ab.
1. Rapid Logging und Daily Log
Im analogen Journal werden Aufgaben, Termine und Notizen untereinander weggeschrieben. In Workflowy lässt sich dies über einen simplen Inbox-Knoten oder einen Datums-Knoten abbilden. Dank der Tastaturkürzel (Shortcuts) ist die Eingabegeschwindigkeit vergleichbar mit dem Schreiben auf Papier.
2. Collections und Indexierung
Das Problem analoger Notizbücher ist oft das Wiederfinden von thematischen Sammlungen (Collections). Workflowy ersetzt das manuelle Inhaltsverzeichnis durch seine Suchfunktion und die Möglichkeit, Knotenpunkte mittels Drag-and-Drop sofort in thematische Oberkategorien zu verschieben.
3. Migration und Fokus
Ein Kernaspekt des Bullet Journals ist das Übertragen unerledigter Aufgaben auf den nächsten Tag oder Monat. In Workflowy entfällt das Abschreiben. Stattdessen werden Knoten verschoben.
Die Zoom-Funktion unterstützt dabei den Fokus: Wer am Daily Log arbeitet, zoomt in den heutigen Tag und blendet den Rest des Notizbuches aus. Dies reduziert die kognitive Last (Cognitive Load) erheblich, da visuelles Rauschen eliminiert wird.
Funktionsumfang und Features
Trotz des Minimalismus bietet Workflowy Funktionen, die für ein digitales BuJo essenziell sind, aber im Hintergrund bleiben:
- Tags: Mittels
#und@lassen sich kontextbezogene Markierungen setzen (z. B.#wichtigoder@meeting), die sofort klickbar sind und als Filter fungieren. - Mirrors (Spiegelung): Ein technisches Highlight. Ein Listenpunkt kann an mehreren Orten gleichzeitig existieren. Ändert man ihn im „Daily Log“, ändert er sich auch in der Projektübersicht. Dies löst das Redundanzproblem statischer Listen.
- Kanban-Ansicht: Jeder Listenpunkt kann optional als Kanban-Board dargestellt werden, wobei die Unterpunkte zu Spalten werden. Dies ist ein Zugeständnis an visuelle Planer, ohne die Textstruktur zu brechen.
Kritik und Grenzen
Für Nutzer, die starke visuelle Reize oder komplexe Datenbankbeziehungen benötigen, ist Workflowy ungeeignet.
- Kein nativer Kalender: Es gibt keine klassische Kalenderübersicht. Termine müssen manuell oder über Behelfslösungen verwaltet werden.
- Mobile Nutzung: Die App ist performant, doch bei sehr tiefen Verschachtelungen kann die Navigation auf kleinen Touchscreens fummelig werden.
- Formatierung: Es gibt keine Markdown-Unterstützung im klassischen Sinne (Export ja, Editor nein), wenngleich Basisformatierungen (Fett, Kursiv) möglich sind.
Cloud-Architektur vs. Local-First: Die Frage der Datensouveränität
Ein wesentlicher Kritikpunkt für Datenschutz-Puristen ist die Architektur von Workflowy. Im Gegensatz zu modernen Local-First-Ansätzen wie Obsidian oder Logseq, bei denen die Daten primär als Markdown-Dateien auf der lokalen Festplatte des Nutzers liegen, ist Workflowy ein cloud-basierter Dienst.
Zwar verfügen die Desktop- und Mobile-Apps über einen robusten Offline-Modus, der es erlaubt, ohne Internetverbindung zu arbeiten (die Daten werden lokal gecacht und bei Wiederverbindung synchronisiert), doch die Single Source of Truth liegt auf den Servern des Anbieters. Es gibt keine lokale Datei, die man einfach im Dateimanager öffnen und mit einem anderen Editor bearbeiten könnte.
Die Frage, was passiert, wenn der Anbieter den Dienst einstellt, ist berechtigt. Da es sich um ein proprietäres System handelt, bestünde ohne Export-Möglichkeit das Risiko eines totalen Datenverlusts. Workflowy mitigiert dieses Risiko durch Export-Schnittstellen:
- OPML (Outline Processor Markup Language): Das wichtigste Format für die Datenmigration. Workflowy erlaubt den Export kompletter Listenstrukturen als OPML. Dieses XML-basierte Format ist ein Industriestandard für Outliner und ermöglicht den Import der Daten in Konkurrenzprodukte wie Dynalist oder Logseq unter Beibehaltung der Hierarchie.
- Plain Text / Formatted: Für die bloße Rettung der Textinhalte lässt sich die Liste auch als formatierter Text oder reiner Text exportieren.
Wer die volle Kontrolle über seine Daten im Sinne von physischem Besitz fordert, wird mit Workflowy nicht glücklich. Wer jedoch mit einer Cloud-Lösung leben kann, findet durch den OPML-Standard zumindest einen funktionierenden Notausgang, der einen harten Vendor Lock-in verhindert.
Preismodell und Limitierungen
Workflowy finanziert sich über ein klassisches SaaS-Abonnement (Workflowy Pro), bietet jedoch eine dauerhaft nutzbare Gratis-Variante an. Der entscheidende Flaschenhals der Free-Version ist nicht der Funktionsumfang, sondern das Volumen.
- Das Bullet-Cap: In der kostenlosen Version ist die Erstellung neuer Listenpunkte (Knoten) limitiert. Aktuell liegt das Kontingent meist bei 250 neuen Punkten pro Monat (wobei sich dies durch Empfehlungen erhöhen lässt). Für ein minimalistisches Task-Management reicht dies oft aus; wer Workflowy jedoch als vollwertiges Bullet Journal für Daily Logs und umfangreiche Notizen nutzt, wird dieses Limit schnell erreichen.
- Pro-Features: Das Abonnement (ca. 5 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlweise) entfernt sämtliche Limits bei der Erstellung von Knoten und beim Datei-Upload.
- Backup-Optionen: Für den professionellen Einsatz relevant ist die in der Pro-Version enthaltene automatische Backup-Funktion zu Dropbox. Dies bietet eine zusätzliche Datensicherheits-Ebene außerhalb der Workflowy-Server, was gerade bei der Nutzung als zentraler Wissensspeicher („Second Brain“) ein wichtiges Argument darstellt.
Im Wettbewerbsvergleich wirkt die Begrenzung der Listenpunkte restriktiv. Sie dient jedoch effektiv als Demo: Wer das Limit erreicht, hat das System meist so tief in seinen Alltag integriert, dass die Zahlungsbereitschaft gegeben ist.
Fazit
Workflowy ist keine All-in-One-Lösung für Projektmanagement in Großteams. Es ist ein Denkwerkzeug. Die Stärke liegt in der Abwesenheit von Features, die vom Inhalt ablenken.
Wer das Bullet Journaling schätzt, aber die analoge Migration von Aufgaben als mühsam empfindet und seine Notizen durchsuchbar machen will, findet hier eine der saubersten technischen Umsetzungen am Markt. Es zwingt dem Nutzer keine Struktur auf, sondern wächst organisch mit den Anforderungen – von einer simplen Einkaufsliste bis zur kompletten Lebensorganisation.
Die App ersetzt nicht ALLE Tools in Deinem digitalen Orga-System. Ich hatte allerdings jetzt erst vor kurzem komplett aufgeräumt, da ich irgendwo auch teilweise von der Vielfalt meiner Apps fast erschlagen wurde. Ich hatte viele Todo-Listen-Manager, spezielle Kalender-Apps, Notizen-Apps, PKM-Tools am Start und bin jetzt aber erstmal bei Workflowy gelandet und finde das Konzept großartig. Für alle anderen Belange: Ich nutze aktuell die spartanischen Tools an Bord, die mir das Mac OS eben so bietet: Kalender, Notizen, Erinnerungen, Mail. Und für die Orga dann eben Workflowy. Für den Moment funktioniert das für mich erstmal super. Vielleicht war es genau eine solch supersimple Lösung, die letztendlich die Lösung darstellt.
